Dans les années 1270, Dubrovnik commence à nommer des notaires étrangers, principalement italiens, plus expérimentés, formés aux ars notariae et titulaires d’une licence « par autorité impériale ». La raison en était l’ambition de la commune d’élever le niveau de la production notariale et d’exclure l’interférence des notaires d’origine dubrovnikoise avec l’environnement local. Le premier notaire étranger au service de Ragusan fut Tomasino de Savere de Reggio Emilia, qui exerça ses fonctions à Dubrovnik pendant au moins huit ans (1278?-1286). Les deux documents sur un parchemin contiennent des condamnations pénales contre le prêtre Barbije Longo qui a coupé le nez de la nonne Mira. Elles ont été rédigées à la demande de l’archevêque qui présidait la cour ecclésiastique. A la fin, Tomasino a rédigé la déclaration d’authenticité de l’exemplaire, et lui a apposé sa signature notariale, ici aussi présentée en détail.

Dubrovnik, le 2 octobre et le 8 décembre 1284
Parchemin, 16 x 34 cm.
HR-DADU-7.3.3-3 Diplomata et acta saec. XIII, no. 325.

Vers 1260, des protocoles (registres) ont été introduits dans la pratique notariale de Dubrovnik, dans lesquels la version courte de la transaction juridique était enregistrée. Comme ailleurs en Europe du Sud, une inscription dans le protocole de Dubrovnik était considérée comme le document principal de la transaction, et non comme la charte émise. Par conséquent, tous les notaires à la fin de leur fonction devaient remettre leurs protocoles, pour être conservés dans les archives officielles et servir lorsqu’une nouvelle copie d’un document était nécessaire ou si la question de l’authenticité était posée. Ainsi, par délibération du Conseil Mineur de 1326, l’ancien notaire Andrija Benessa a dû apporter ses protocoles (catasticha) à la chancellerie communale après avoir terminé la rédaction des instruments.

Dubrovnik, le 20 novembre 1326
HR-DADU-1 Reformationes, vol. 8, f. 70r.

En raison de l’importance de la fonction notariale, la sélection et la nomination d’un nouveau notaire étaient soigneusement préparées. Dubrovnik a expérimenté la mise en place d’études notariales de type vénitien, les notaires étant engagés pour une certaine période et payés par la commune. Dans l’exemple de 1383, deux envoyés ont dû trouver un notaire apte à exercer la fonction de chancelier pendant deux ans avec un salaire de 150 ducats par an et un logement gratuit. L’instruction donnée par le gouvernement (Conseil Mineurs) stipule explicitement que le candidat ne doit pas être vénitien (car la domination vénitienne sur Dubrovnik a pris fin en 1358, et les deux villes étaient en concurrence), et qu’il doit être une personne mature, de bonne conduite, statut social et réputation, et avoir au moins trente ans.

Dubrovnik, le 17 février 1383
HR-DADU-1 Reformationes, vol. 25, f. 70v.